Gli imprenditori digitali hanno la necessità di gestire al meglio tutte le loro attività lavorative, al fine di ottenerne i migliori benefici possibili in un lasso di tempo definito. Il termine produttività diventa di fatto la chiave di volta per ottimizzare le risorse a disposizione e risparmiare tempo. Per questo motivo la gestione del tempo è fondamentale nell’attività imprenditoriale e lavorativa.
La gestione del tempo è fondamentale per coloro che desiderano migliorare la produttività, poiché permette loro di pianificare più strategie limitando lo stress annesso. In questa condizione ricopre un ruolo molto importante la gestione del tempo, ma di cosa si tratta e come può essere utile agli imprenditori digitali?
Gestione del tempo: cosa significa
Quando si utilizza l’espressione gestione del tempo o time management, ci si riferisce a tutte quelle tecniche che hanno lo scopo di incrementare la produttività delle attività imprenditoriali di un team o di un professionista, condizione applicabile grazie a una perfetta gestione del tempo a disposizione.
Gestire nel migliore dei modi il tempo permette di raggiungere con più facilità il proprio obiettivo professionale, poiché si eliminano i tempi morti e si ottimizzano quelli a disposizione per la produttività.
Un processo di questo genere si applica non solo alle operazioni amministrative e alle attività aziendali interne, ma anche alla routine della propria vita, al fine di identificare le priorità e rendere la quotidianità meno stressante e opprimente.
Time management: tecniche
Affinché si possa ottenere una gestione del tempo ideale è opportuno applicare delle tecniche, quest’ultime già sperimentate nel corso del tempo da diversi professionisti. Sebbene vi siano variazioni e modifiche all’applicazione di tali metodologie, quelle principali sono: ABC, Timeboxing, tecnica del pomodoro, MoSCoW, metodo S.M.A.R.T. e matrice di Eisenhower.
ABC
Questa tecnica consiste nel dividere le proprie attività in una matrice da tre sezioni. La A rappresenta le attività importanti e urgenti, la B quelle importanti ma meno urgenti, la C quelle che non hanno rilevanza significativa.
In base a tale schema è possibile risparmiare tempo iniziando dalle attività che richiedono meno tempo, lasciando alla fine quelle complesse. Usualmente quando si dovranno risolvere i casi più urgenti la matrice sarà già completa all’80%.
Timeboxing
Tale metodologia prevede di assegnare un tempo ben definito a ogni attività pianificata, in modo da avere un quadro preciso di quelle che saranno le tempistiche per completare la propria strategia. Al termine del tempo predefinito si verificano i dati ottenuti e si eliminano i processi che incidono maggiormente.
Tecnica del pomodoro
Tra le metodologie più utilizzate e conosciute per gestire al meglio il tempo figura la tecnica del pomodoro. Essa consiste nel suddividere le attività prefissate in piccole sequenze di tempo, ognuna delle quali viene a sua volta associata a una pausa di 5 minuti. Tale processo permette di essere estremamente produttivi, ma allo stesso tempo non trascura le pause, che risultano essenziali per non accumulare stress. Usualmente viene impostato un tempo di lavoro di 25 minuti e una pausa di 5 minuti, evitando dispositivi elettronici e distrazioni.
MoSCoW
Tale tecnica prende il nome dalle sue iniziali M, S, C e W, nello specifico dalle frasi Must have, Shoud have, could have e won’t have this time, rispettivamente tradotte in italiano: deve avere, dovrebbe avere, potrebbe avere e non ci sarà questa volta.
Con queste categorie si possono determinare, durante un meeting o un’altra attività, quali sono le specifiche che deve avere, dovrebbe avere, potrebbe avere e non avere.
Metodo S.M.A.R.T.
Questa tecnica identifica gli obiettivi e il suo acronimo sta per Specific Measurable Achievable Relevant Time bound, tradotto in: specifico, misurabile, raggiungibile, basato sui risultati e basato sul tempo. Se un obiettivo rispetta tali caratteristiche è facilmente raggiungibile.
Matrice di Eisenhower
Questa tecnica prevede la suddivisione in una matrice con quattro quadranti:
- 1° quadrante: azioni indelegabili importanti e urgenti;
- 2° quadrante: azioni atte al miglioramento personale importanti e non urgenti;
- 3° quadrante: riunioni non importanti e urgenti;
- 4° quadrante: attività superflue non importanti e non urgenti.
Gestione del tempo e produttività: esempi di modelli applicati
Le tecniche appena elencate hanno il compito di incrementare la produttività per gli imprenditori digitali, ma affinché si possa avere un quadro più definito delle potenzialità del time management è opportuno effettuare degli esempi pratici.
Flusso di lavoro
Tenendo conto del flusso di lavoro, cioè quel processo che collega i dati alle persone, è evidente che ottimizzarne la pianificazione migliori la produttività. Riuscire a stabilire in modo oculato quali debbano essere i flussi migliori per la propria attività permette di eliminare i tempi morti. Usualmente gli imprenditori digitali utilizzano software dedicati per la gestione dei flussi, in cui possono inserire i dati rilevanti e analizzarli in modo rapido ed efficace.
Onboarding dipendenti
Ulteriore esempio di time management di qualità è il modello applicato all’onboarding dei dipendenti, particolarmente utile per organizzare documenti e materiale formativo per i neoassunti. Grazie a tale strumento si possono standardizzare i processi e sostenere il proprio team di lavoro sin dal primo giorno, archiviando le informazioni in modo puntuale.
Calendario editoriale
Particolarmente frequente è l’utilizzo di un modello di calendario editoriale per i team di lavoro che hanno la necessità di programmare contenuti e comunicare in modo efficace tra loro.
La realizzazione di un blog, di un articolo, di un sito web o di qualsiasi attività editoriale può essere gestita con un editor dedicato, consentendo ai dipendenti di avere informazioni chiare velocemente.
Gestione del tempo: consigli pratici
Se da un punto di vista prettamente tecnico, la gestione del tempo è funzionale a ottenere maggiore produttività nell’ambito aziendale, tale processo risulta utile anche nella quotidianità dell’imprenditore digitale.
Diversi professionisti ottimizzano il loro tempo durante tutto l’arco della giornata per migliorare la produttività e dedicarsi al benessere personale.
Svegliarsi presto o stabilire una routine mattutina è particolarmente efficace per chi vuole incrementare le proprie performance, non è un caso che tante persone si allenino di prima mattina. Oltre a un rituale mattutino predefinito è opportuno pianificare una lista di attività da svolgere in base alle priorità. Così come nel lavoro anche nella quotidianità si possono applicare le tecniche esaminate in precedenza.
Funzionale a ottenere maggiore produttività è eliminare o limitare le distrazioni nell’ambiente di lavoro. Creare un ufficio privo di elementi che distraggono aiuta a concentrarsi meglio nelle attività da svolgere, anche se non bisogna dimenticare l’importanza di piccole pause e di un ambiente ben areato.
Da valutare inoltre la possibilità di delegare le attività minori ad altre persone e automatizzare le operazioni ripetitive. Tali azioni consentono di veicolare la propria attenzione sui processi più urgenti.
Gestione del tempo: l’incidenza di non pianificare al meglio
Per quanto la gestione del tempo sia rilevante nell’ottenere produttività, è interessante porsi nella condizione di un imprenditore digitale che non applica tale strumento. Un professionista può rilevare principalmente cinque aspetti negativi: scadenze, flusso di lavoro, qualità del lavoro, reputazione e stress.
Una gestione del tempo sbagliata induce gli imprenditori a perdere le scadenze, influendo in modo negativo sulle altre attività programmate. A ciò si aggiunge anche un flusso di lavoro inefficiente, poiché non viene gestita ogni attività in base all’urgenza e all’importanza. Un’azienda che cerca di completare le attività senza una pianificazione oculata è costretta a generare un flusso di lavoro discontinuo, incidendo sulla produttività generale.
Un flusso di lavoro discontinuo si traduce in una scarsa qualità del lavoro, poiché l’imprenditore ha la necessità di trovare le soluzioni in un lasso di tempo minore, spesso veicolando l’attenzione verso attività poco funzionali al risultato finale.
Una gestione del tempo di questo genere, soprattutto se protratta nel corso degli anni, dà vita a una cattiva reputazione professionale, quest’ultima essenziale per ottenere consensi e progetti rilevanti.
La presenza continua di tali elementi negativi induce l’imprenditore a livelli di stress più elevati, che possono incidere non solo sulla sua attività lavorativa, ma anche in quella personale.
Conclusioni
Ogni imprenditore digitale dovrebbe informarsi sulle tecniche migliori per la gestione del tempo. Per quanto nel corso degli anni tali metodologie abbiano subito diverse modifiche, soprattutto grazie all’introduzione di software dedicati, anche i professionisti che stanno avvicinandosi al mondo del lavoro possono utilizzarle in modo semplice e veloce.
Una corretta gestione del tempo consente di ottimizzare le attività lavorative, generando di conseguenza una migliore produttività e un tasso di stress inferiore. Sia nell’ambito lavorativo che personale tale processo organizzativo può fare la differenza, ma bisogna informarsi costantemente sulle nuove tecniche. Iscrivendosi alla nostra newsletter si possono ottenere notizie funzionali per professionisti e aziende che hanno necessità di migliorare la loro produttività.
FONTI
https://asana.com/it/resources/time-management-templates
https://blog.insideout-training.it/time-management-guida-migliorare-produttivita
https://www.imprenditore.it/time-management-come-migliorare-la-gestione-del-tempo/
https://www.shopify.com/it/blog/time-management#2
https://www.improvia.it/2021/07/08/gestione-del-tempo-in-azienda-come-ottimizzare-la-produttivita-aziendale-con-il-time-management/
